Contexte
Contexte
TP-Link, un acteur mondial des solutions de connectivité, souhaitait transformer la manière dont ses équipes en France géraient leurs notes de frais professionnelles. Les processus existants, principalement manuels, entraînaient des délais importants dans le traitement des demandes, qu’il s’agisse de frais de déplacement, de voyages ou d’achats. Cela pesait non seulement sur l’efficacité administrative, mais également sur l’expérience des collaborateurs, confrontés à des démarches complexes et chronophages.
La gestion des frais kilométriques, composante essentielle des notes de frais pour les équipes mobiles, représentait un véritable défi. Le respect des barèmes de l’Urssaf et l’application des taux selon les paliers kilométriques nécessitaient une précision que le système manuel ne pouvait garantir. TP-Link a donc fait appel à YEDDIR, partenaire reconnu dans l’implémentation de solutions professionnelles, pour personnaliser et déployer Zoho Expense en fonction de ses besoins spécifiques.
Objectifs
Objectifs
Avec l’accompagnement de YEDDIR et l’utilisation de Zoho Expense, TP-Link s’est fixé les priorités suivantes :
- Centraliser l’ensemble de la gestion des notes de frais pour offrir une solution intuitive et efficace à ses collaborateurs.
- Automatiser les calculs des frais kilométriques afin de garantir une conformité parfaite avec la fiscalité française tout en évitant les approximations manuelles.
- Structurer les demandes de voyage et d’achat grâce à des processus simplifiés et fluides, qui réduisent les délais de validation et améliorent la traçabilité.
- Renforcer la transparence financière, en offrant une vue claire des dépenses par projet, département ou client.
Solutions apportés par Yeddir et Zoho Expense
Solutions apportés par Yeddir et Zoho Expense
Centralisation des notes de frais professionnelles
Zoho Expense a été configuré pour devenir le point central de gestion de toutes les demandes de frais professionnels. Que ce soit pour les déplacements, les voyages ou les achats, chaque étape, de la soumission à la validation, est désormais gérée dans une seule plateforme. Les collaborateurs bénéficient d’un outil facile à utiliser, qui leur permet de suivre leurs demandes et d’attacher les justificatifs en quelques clics, tandis que les équipes administratives gagnent en visibilité et en efficacité.
Automatisation des frais kilométriques
L’une des personnalités de ce projet a été l’adaptation de Zoho Expense aux barèmes kilométriques français. Grâce à la personnalisation apportée par YEDDIR, la solution calcule automatiquement les indemnités en fonction des paliers de l’Urssaf et des types de véhicules. Chaque trajet est documenté avec précision : lieux de départ et d’arrivée, distance parcourue, et objectif du déplacement. Ce niveau d’automatisation garantit une gestion fluide et conforme, tout en simplifiant les audits fiscaux.
Structuration des demandes de voyage et d’achat
Les fonctionnalités natives de Zoho Expense ont été déployées pour simplifier la planification des voyages et les processus d’achat. Les collaborateurs peuvent soumettre des demandes complètes, incluant les budgets prévisionnels et les détails logistiques, tandis que les approbateurs disposent d’un processus clair et rapide pour valider ou ajuster ces demandes.
Workflows de validation intelligents
Pour s’adapter aux réalités opérationnelles, YEDDIR a configuré des workflows flexibles dans Zoho Expense. Les absences des approbateurs ne bloquent plus les processus : les demandes sont automatiquement redirigées vers des responsables alternatifs, garantissant une continuité sans interruption.
Intégration avec Zoho CRM
Pour une traçabilité renforcée, les notes de frais sont directement reliées aux projets ou comptes clients via Zoho CRM. Cette intégration offre une vision globale des coûts associés et facilite la gestion budgétaire, en particulier pour les projets à forte visibilité.
Résultats : Une transformation notable
L’implémentation de Zoho Expense par YEDDIR a permis à TP-Link de révolutionner la gestion de ses notes de frais professionnelles. Les demandes sont désormais centralisées, ce qui a considérablement simplifié les processus et réduit les délais. Les frais kilométriques sont calculés automatiquement, garantissant une conformité totale avec les normes de l’Urssaf, tout en évitant les approximations liées aux saisies manuelles.
Les workflows structurés pour les voyages et les achats ont fluidifié les validations, offrant une expérience utilisateur nettement améliorée pour les collaborateurs. L’intégration avec Zoho CRM a apporté une transparence totale sur les coûts, permettant à TP-Link de piloter ses budgets avec précision.
Conclusion : Une collaboration fructueuse avec YEDDIR
Conclusion : Une collaboration fructueuse avec YEDDIR
En collaborant avec YEDDIR, TP-Link a transformé une gestion complexe et chronophage en un processus fluide, intuitif et performant. L’intégration de Zoho Expense, adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise, a permis de gagner en efficacité, en conformité fiscale et en satisfaction des collaborateurs. Ce projet démontre l’impact d’une solution bien conçue pour moderniser la gestion des frais professionnels, tout en renforçant l’engagement des équipes et la maîtrise des dépenses.
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