CAPF booste sa gestion avec l’expertise de YEDDIR et les solutions Zoho

Contexte

CAPF (Centre d'Accompagnement et de Perfectionnement en Formation) joue un rôle clé dans la formation professionnelle en France, en intervenant dans des secteurs critiques comme la sécurité incendie, la sûreté ou encore l’événementiel. Avec une demande croissante et des enjeux réglementaires de plus en plus complexes, l’organisme se devait d’optimiser ses processus internes pour rester à la hauteur des attentes.

Jusqu’à récemment, CAPF s’appuyait sur des systèmes largement manuels pour gérer les inscriptions, le suivi des parcours de formation, et la facturation. Si ces méthodes avaient fait leurs preuves par le passé, elles ne répondaient plus aux exigences actuelles d’efficacité, de traçabilité et de conformité. Un enjeu majeur résidait également dans la gestion des financements via le Compte Personnel de Formation (CPF), France Travail, ou les aides régionales, qui nécessitent une rigueur extrême pour garantir la validation des dossiers.

Pour répondre à ces défis, CAPF a confié à YEDDIR la mission de moderniser et centraliser ses outils de gestion en s’appuyant sur Zoho CRM et Zoho Books.

Objectifs

Le partenariat entre CAPF et YEDDIR visait à atteindre des objectifs précis :

Centraliser la gestion des formations pour permettre une vision en temps réel des inscriptions, des parcours et des certifications.
Automatiser les demandes de financement, en simplifiant les étapes liées au CPF, à France Travail et aux aides régionales.
Optimiser la facturation et le suivi des paiements, pour renforcer la trésorerie et limiter les délais.
Améliorer l’expérience des élèves, grâce à des workflows automatisés et un suivi personnalisé.
Connecter les données pédagogiques et financières dans une plateforme unique, pour une gestion fluide et cohérente.

Solutions apportés par Yeddir

Gestion des formations avec Zoho CRM
Zoho CRM a été configuré pour répondre aux spécificités de CAPF. Toutes les données relatives aux inscriptions, aux parcours des élèves, et aux certifications sont désormais centralisées. Cela permet de suivre chaque étape de manière précise et de réduire les erreurs.

Pour les financements, YEDDIR a mis en place des workflows automatisés qui s’adaptent aux exigences des financeurs comme le CPF, France Travail ou les aides régionales. Les étapes critiques, telles que la soumission des justificatifs ou la validation des dossiers, sont traitées rapidement, ce qui évite les retards et garantit la conformité.

Gestion de la facturation avec Zoho Books
Zoho Books a été intégré pour automatiser la génération des devis et des factures, tout en prenant en compte les spécificités des financements. Les paiements, qu’ils proviennent des élèves ou des organismes financeurs, sont suivis de près grâce à des alertes automatisées. CAPF bénéficie également de tableaux de bord en temps réel pour avoir une vue d’ensemble de sa trésorerie et anticiper les besoins.

Intégration fluide entre Zoho CRM et Zoho Books
L’interconnexion entre Zoho CRM et Zoho Books garantit une cohérence parfaite entre les données pédagogiques et financières. Chaque élève est suivi de bout en bout : de son inscription à la certification, en passant par la gestion des financements et des paiements. Cette intégration renforce la traçabilité et réduit considérablement les doublons d’informations.

Relances et rappels automatisés
Pour gagner en efficacité, YEDDIR a configuré des relances automatiques, que ce soit pour les paiements en retard, les documents manquants ou les échéances de financement. Ce système allège considérablement la charge administrative tout en améliorant l’expérience client.

Flexibilité et évolutivité
L’approche mise en place par YEDDIR permet à CAPF de s’adapter facilement aux évolutions réglementaires ou aux nouveaux besoins. Cette flexibilité garantit la pérennité du système à long terme.

Résultats : Une gestion transformée

Depuis la mise en œuvre des solutions Zoho par YEDDIR, CAPF a observé des résultats concrets et mesurables :

Réduction de la charge administrative : Les workflows automatisés ont libéré du temps pour les équipes, leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Gestion simplifiée des financements : Les demandes CPF, France Travail et aides régionales sont traitées de manière fluide et conforme, renforçant la satisfaction des financeurs.
Optimisation de la trésorerie : Le suivi automatisé des paiements a permis d’améliorer le contrôle des flux financiers et de réduire les retards.
Amélioration de l’expérience client : Les élèves bénéficient d’un processus simplifié et de réponses rapides à leurs besoins.
Visibilité renforcée : Les tableaux de bord offrent une vision globale et détaillée des activités pédagogiques et financières, facilitant la prise de décision.

Conclusion : Une collaboration fructueuse entre CAPF et YEDDIR

Avec l’aide de YEDDIR, CAPF a transformé sa gestion administrative et financière, en s’appuyant sur des solutions modernes et intuitives comme Zoho CRM et Zoho Books. Cette transformation ne se limite pas à un gain de productivité : elle garantit également une meilleure satisfaction des élèves, une conformité renforcée, et une capacité accrue à s’adapter aux évolutions du secteur.

Ce projet illustre parfaitement comment une digitalisation maîtrisée peut devenir un levier stratégique pour une organisation.

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